Buscamos Office Manager

¡Hola!

Si ya nos conoces y nos sigues, ya sabes, gracias por estar aquí :) Y si acabas de llegar: ¡un placer y bienvenid@! Esperamos que esta oferta responda cualquier duda que puedas tener sobre el rol, pero antes de seguir tenemos algo que decirte: gracias por el tiempo que vas a dedicarnos leyendo esta oferta.

Desde hace algo más de un año, en Soluble estamos en un proceso de gran crecimiento, también en el equipo. Para cualquier organización esto es crucial y para nosotros está siendo un gran reto. ¿Y eso por qué? Porque aquí cada persona cuenta, y mucho. De ahí que hablemos (escribamos) tanto. Queremos ayudarte a entender qué buscamos, hacia dónde vamos y que vayas viendo si podría haber feeling entre Soluble y tú :)

Ahora sí, al lío. Como decíamos, estamos creciendo, evolucionando, liberando el branding para que más empresas y personas puedan ser. Con tanta evolución y emoción en esta etapa, la gestión operativa diaria no es cosa menor o, dicho de otra forma, es cosa mayor. Así que buscamos refuerzos para gestionar el día a día del estudio. Concretamente buscamos a una persona que dé soporte al equipo de operaciones, con el foco puesto en la gestión operativa del equipo.

¿Y esto qué es? Pues un/a Office Manager, si nos ponemos convencionales, o más bien Virtual Office Manager, más flipado pero siendo un equipo remote friendly de 20 personas se ajusta más a la realidad… Espera, Phygital Office Manager es perfecto, más preciso ya que nuestra sede de operaciones está en el centro de Barcelona y el puesto tendrá un equilibrio entre presencial y remoto. Vale, sigue siendo un nombre bastante flipado, de acuerdo. Seguro que te suena lo de Executive Assistant, demasiado convencional para nuestro gusto, y reconocemos que barajamos algo como Happiness Manager pero no nos convencía demasiado.

En cualquier caso, tus tareas estarían centradas en las personas que componen el equipo, en dar soporte al equipo de operaciones, al equipo fundador y al equipo financiero, y en el orden y actualización de la documentación. ¿Cómo lo ves? Si alguno de estos nombres o tareas han despertado tu interés, sigue leyendo. Ahora vamos a presentarte al equipo.

Somos

Hasta hace poco, Soluble era un estudio pequeño que no sabía que era pequeño. Ahora somos ya 20 personas y creciendo, pero queremos mantener intacta la esencia que siempre nos ha definido y que nos ha hecho llegar hasta aquí.

En el día a día nos organizamos en 5 equipos según nuestras especialidades. El círculo comienza en la Estrategia, con María León, encargada de pensar, unir puntos y empezar a construir caminos. Por el lado del Diseño Visual, aportando creatividad, diferenciación, funcionalidad y sensibilidad, tenemos a Andreu, Anna y Laura. En Producto, contamos con Emil liderando un joven dream team: María Losada, Ada y Núria. Ellos definen y diseñan cómo entendemos en Soluble los productos digitales. Del lado tech está Laurent, uno de los socios fundadores, que carga sobre sus hombros todo lo que tiene que ver con tecnología. Mano a mano con Laurent están Eli y Javi, los benjamines del equipo, y más recientemente se han sumado Estefi y Julia. El último equipo especialista es Activación de marca, con Xavi sacando a bailar a nuestras marcas, Celia emocionándonos con sus piezas de vídeo y nuestra copy recién llegada, Carmen.

Apoyando, organizando y, sobre todo, impulsando la parte de producto y tech está Eva, un híbrido entre Product & Project Manager. Para que todo funcione está Sora con sus superpoderes de organización, quien ahora mismo está de baja con el proyecto más importante: su bebé Roma. Al frente de la gestión y la operativa tenemos a Marta, puro orden, lógica y amor. Y finalmente Ismael, cofundador empeñado en hacer que tengamos un lugar donde la gente pueda disfrutar con lo que hace y lograr que su trabajo contribuya a tener una vida plena y feliz.

Hacemos

Podríamos decir que lo que hacemos es que la gente sienta un apego especial por las marcas con las que trabajamos. Para ello nos servimos de cada oportunidad que se nos presenta (los puntos de contacto de una marca) diseñando y construyendo esas interacciones entre marcas y personas.

Estamos especializados en lo que llamamos marcas digitales, siempre vinculados al mundo del emprendimiento y la innovación, con un fuerte componente tecnológico. Esto no habla tanto del tamaño o sector de nuestros clientes, sino de su mentalidad y forma de hacer las cosas. De hecho, trabajamos tanto para startups que están arrancando con una idea y un modelo de negocio recién validados, como para grandes compañías que se atreven a hacer las cosas de otra manera o que montan iniciativas de innovación abierta (como Telefónica, Renfe o Red Eléctrica). Entre los dos extremos, están grandes empresas como NaeOntruckCuerva o Codely.

Aunque internet (y lo digital) es nuestro campo de juego favorito y el más habitual, nos encantan las cosas que se tocan, se imprimen y se huelen. Cualquier oportunidad es buena para construir marca, crear vínculos y contar una historia con fuerte calado estratégico. Y, aquí, es donde entras tú.

Necesitamos

Buscamos a una persona versátil y organizada, sociable y proactiva. Será la encargada de facilitar el día a día de los miembros del equipo, responsabilizándose de la gestión operativa del estudio. Tratará con todas las personas de la empresa, especialmente con el equipo fundador, de operaciones y financiero, asistiéndoles en todo tipo de tareas organizativas: gestionar los viajes del equipo, organizar los encuentros, mantener al día la documentación en nuestras plataformas, revisar las vacaciones, coordinación de los procesos de selección y onboarding, … Sabemos que es mucho y muy importante, así que vamos a detallarlo más.

Vas a encajar genial si:

  1. Te consideran una persona humilde y noble, capaz de escuchar y adaptarse sin dejar de valorar sus puntos fuertes, feliz de poder trabajar en equipo y sumar a un objetivo colectivo.
  2. Eres una persona auténtica, honesta y sin dobleces, que va de frente con transparencia y tacto sin confundir sinceridad con falta de empatía. Buena gente, vaya.
  3. Eres consciente de que creces cuando compartes y disfrutas tu generosidad viendo cómo los demás evolucionan contigo cerca.
  4. Tiendes a ver el vaso medio lleno y tienes un "sí" en mente mientras trabajas, optimismo y positividad que se aprecian durante todo el proceso y en el resultado final.
  5. Te mueve una inquietud intelectual que va más allá de tu especialidad y vuelcas en cada proyecto. Bebes de distintas fuentes y referencias para enriquecer tu trabajo.
  6. Con los años has conseguido domar el perfeccionismo y ahora se puede decir que eres alguien muy exigente pero que no pierde de vista el contexto.
  7. Eres una persona resolutiva que ejecuta sin quedarse a medias. Una persona organizada y detallista que sabe trabajar de forma autónoma y proactiva.
  8. Y esto es fundamental: entiendes que las personas son siempre lo más importante y que tu trabajo es una pieza clave para que una organización funcione.

Entre tus tareas estarán:

Vamos a contarte en dónde nos imaginamos que este perfil va a aportar más valor:

  • Organización y gestión del día a día: tenemos estudio en Barcelona, por lo que deberás de gestionar todas las tareas relacionadas con el funcionamiento más operativo de la oficina. También te ocuparás de hacer seguimiento de la Solubleta, una furgoneta camperizada que está a disposición del equipo. Además de en Barcelona, estamos en Madrid, Oviedo, A Coruña y Lanzarote, de momento, por eso viajamos y nos juntamos en espacios de trabajo habitualmente, así que te encargarás de gestionar los billetes y los coworkings. También deberás coordinar las agendas del equipo y las comunicaciones por mail y teléfono. ¿Qué más? Gestionar la limpieza del estudio, envíos, compras, …
  • Equipo: te encargarás de gestionar las vacaciones y permisos del equipo, y de facilitar los recursos que pueda necesitar cualquier miembro del equipo. Y nos gusta celebrar, así que lo hacemos cada vez que alguien del equipo cumple años, tiene hijos, se casa, en Navidad… Organizarás las sorpresas y eventos internos y todo lo que se te ocurra para que sigamos siendo un equipo unido y feliz.
  • Talento: otra de tus tareas será colaborar en los procesos de selección (como este). Participar en la elaboración de la oferta, ayudar en la coordinación y llevar la comunicación con los perfiles candidatos. Además, una vez que se decida incorporar a alguien, gestionarás el envío de los contratos y documentación, material, welcome pack… y organizarás sus primeros días en la empresa. Lo mismo cuando toque hacer un offboarding porque tengamos que decir adiós.
  • Documentación: deberás manejarte con soltura gestionando plataformas como Typeform, Productive, Notion o DatoCMS (u otras similares), sin miedo a las herramientas digitales. Nos ayudarás a dar orden a la documentación, organizándola, actualizándola y completándola siempre que sea necesario. Cualquier aportación para mejorar nuestros procesos para ganar en agilidad y productividad será bienvenida.
  • Soporte: en tu día a día, asistirás en todo tipo de tareas organizativas al equipo fundador, el equipo operativo y el equipo financiero. Además, en ocasiones serás el vínculo entre ellos y los demás equipos, facilitando el bienestar de todos y la eficiencia del trabajo de cada uno.

Pedimos

Con el objetivo de optimizar nuestro tiempo y el tuyo, resumimos aquí de forma clara y explícita qué es lo mínimo que necesitamos para poder considerar tu candidatura. Estos puntos son imprescindibles:

  • Conocer Soluble y querer trabajar aquí. Quererlo de verdad.
  • Ser extremadamente organizada/o.
  • Experiencia en rol similar con las tareas comentadas.
  • Especialización, es decir, que tengas interés por desarrollar una carrera como office manager y te hayas formado para ello.
  • Inglés (competencia profesional completa).
  • Dominio de herramientas digitales.
  • Capacidad resolutiva.
  • Habilidades de redacción y comunicación excelentes.
  • Proactividad y autonomía.
  • Carnet de conducir tipo B.

Molaría

Este es el apartado de fliparse. Del "por pedir que no quede". Nada de esto cerrará la puerta a tu candidatura pero sí que nos ayudará a ordenar los perfiles mejor y a poder hacer una oferta concreta cuando llegues al final del proceso.

  • Que tengas sensibilidad por el mundo del branding, del diseño, del producto digital y/o de la tecnología.
  • Que puedas participar en las primeras conversaciones con leads, recogiendo briefing y ayudando en la elaboración de las propuestas.
  • Que tengas una forma de trabajar cercana al mundo startup, con los ritmos ágiles y la visión global siempre en mente.

Ofrecemos

No todo va a ser pedir. De hecho esta es la parte más relevante de la oferta. Queremos que Soluble sea ese sitio donde puedes ser feliz trabajando y la empresa que contribuye a que tengas una vida plena dejando espacio para todo lo que importa de verdad. Ponemos sobre la mesa:

  • Crecimiento personal y profesional: facilitamos la asistencia a eventos y congresos y promovemos la formación continua con cursos, libros o lo que consideres oportuno.
  • Proyección dentro del estudio. Apostamos por nuestra gente y tenemos ambición, por lo que si quieres podrás escalar profesionalmente con Soluble.
  • Flexibilidad. Tratamos de poner las cosas fáciles, especialmente cuando es bidireccional.
  • Responsabilidad y autonomía. Queremos aprender contigo. La responsabilidad de tus tareas y objetivos será sólo tuya.
  • Entorno de trabajo de calidad: queremos cuidar el lugar de trabajo de nuestra gente aun cuando esté en sus casas.
  • Sitio físico top disponible: bien situado, en pleno centro de Barcelona, luz natural, terraza, futbolín, muchas pizarras, café, refrescos y fruta. Y pronto un espacio de trabajo también en Madrid (de momento solemos vernos en un coworking súper acogedor).
  • Derecho a disfrutar de nuestra querida y ya famosa "Solubleta", una Volkswagen California Beach camperizada (y con wifi) para poder trabajar y dormir donde quieras.

Cuánto

  • Entre 20.000 y 30.000 € brutos anuales, según experiencia y capacidades.
  • Beneficios fiscales en restaurantes, transporte, seguros, formación y guarderías.

Cuándo

  • Incorporación cuanto antes.
  • 40 horas semanales con horario diario flexible.
  • Jornada intensiva todos los viernes del año y todos los días de julio y agosto.
  • 23 días de vacaciones.

Dónde

  • Semi-presencial en Barcelona (por estar aquí la oficina y la Solubleta, de momento). Principalmente teletrabajo pero viniendo a la oficina 2-3 días por semana.

Cómo

  • Con todas las facilidades a nuestro alcance.
  • Con reuniones periódicas para valorar la relación.
  • Construyendo equipo fuera del trabajo con iniciativas opcionales.
  • Con cercanía, buena fe y transparencia.
  • Con un welcome pack muy fino y un onboarding con mucho cariño.

Proceso

Como seguramente intuyes a estas alturas, incorporar a alguien al equipo es algo a lo que dedicamos tiempo y cariño. La forma en la que está redactada esta oferta no es casual, como tampoco lo es el proceso que seguimos para seleccionar a la persona que finalmente se unirá a Soluble.

  1. Formulario. Tras leerte la oferta entera, que ya tiene mérito, se te propondrá rellenar un formulario con preguntas básicas y clave para ver si podemos entendernos.
  2. Llamada. Nos encantaría sentarnos con cualquiera que se tome esa molestia, pero nos es materialmente imposible. Con las candidaturas que más nos llamen la atención, tendremos una llamada breve para validar que existe una alineación que debemos explorar.
  3. Entrevistas. Si todo va bien, tendrás varias videollamadas con diferentes integrantes del equipo donde conozcamos en detalle tanto tu faceta profesional como la personal.
  4. Equipo. Si has llegado hasta aquí, es fundamental que te conozca el equipo con el que vas a trabajar. Que haya feeling es básico para seguir construyendo la empresa que queremos.
  5. Propuesta. Si todo ha ido bien por ambas partes, se te presentará una propuesta concreta en base a tu perfil y los requisitos de la oferta.
  6. Contrato, periodo de prueba y a rodar. Acordaremos una fecha de incorporación y los demás detalles para empezar a sumar fuerzas.

Fechas aproximadas

Para intentar reducir la incertidumbre al mínimo y para que puedas relajarte y no estar esperando indefinidamente, estas son, a priori, las fechas ideales que barajamos para cada fase del proceso.

  • Recepción de candidaturas. Recibiremos candidaturas hasta poco antes de cerrar el proceso, aunque estaremos especialmente atentos hasta el 15 de junio.
  • Primeras comunicaciones. Nos comprometemos a ponernos en contacto con todo el mundo lo antes posible durante los meses de junio y julio, tanto si la respuesta es que continúa en el proceso como si no.
  • Resto del proceso. Intentaremos cuadrar fechas de llamadas y entrevistas para completar el proceso durante el mes de junio.
  • Propuesta e incorporación. Dependerá de cómo haya fluido el proceso y de los tiempos de preaviso, pero la idea es que la incorporación sea efectiva el mes de julio.

¡Ojo! En estas fechas, con el verano encima y agosto acechando, es fácil que todos los plazos se alarguen más de lo previsto.

Importante

En Soluble tenemos un compromiso con la igualdad de oportunidades y trato. Hacemos un ejercicio de autoconocimiento constante y nos esforzamos en crear un ambiente de trabajo inclusivo, sano y seguro para cualquier persona.

Nos fijaremos en tus habilidades para contribuir a los proyectos de Soluble, y en tus ganas de aprender, compartir y avanzar. No nos fijaremos en ningún otro aspecto como tu género, sexo, situación familiar, orientación, procedencia, color, cultura, edad, origen social, religión o cualquier otra característica.

Te animamos a presentarte, seas quien seas. Si quieres incluir tu foto o cualquier característica personal en tu candidatura, está bien. Si prefieres no hacerlo, por el motivo que sea, está bien también. Queremos conocerte por tus habilidades y ganas.

Hablemos

Si crees que eres la persona capaz de marcar un antes y un después en el equipo y en el propio estudio, nos encantará conocerte.

La oferta está detallada para que aprovechemos el tiempo lo mejor posible, por tanto, si no cumples los requisitos o no te interesa esta oferta en concreto pero quieres saludar, esperamos tu mensaje por cualquier otro canal :)