Las ofertas de empleo en Soluble

Hace unos meses, desde Soluble Studio publicamos un par de ofertas de trabajo para ampliar el equipo. En apenas unas semanas, recibimos más de seiscientas candidaturas de personas interesadas en los puestos.

No siempre ha sido así y consideramos que es un buen momento para compartir nuestro proceso y que así otros puedan coger ideas. Aunque, sobre todo, esperamos poder seguir aprendiendo.

En primer lugar, por agradecimiento. Encontrar talento es una tarea muy complicada, especialmente cuando acabas de empezar y no tienes ni idea de cómo llegar a tu futuro equipo.

En su momento, nos fueron de gran ayuda los posts de Tomás Santoro en el Blog de SumaCRM, así como todo lo que aprendemos de David Tomás y su gestión en Cyberclick o la inagotable Bonilista de David Bonilla. Esta podría ser nuestra forma de devolver el favor a la comunidad. –Especial mención a Laura Carreira y la gran labor que hizo para arrancar con buen pie.

• Si este artículo sirve para ayudar a estudios, startups y empresas consolidadas a reflexionar sobre sus procesos de contratación, estaremos felices por partida doble.

En segundo lugar, porque el feedback que hemos ido recibiendo por distintos canales, incluso de quienes finalmente no pudieron hacerse con uno de los puestos, nos hace pensar que algo estamos haciendo bien y que, al mismo tiempo, hay mucho que mejorar.

Y tercero: con este ejercicio esperamos ordenar ideas, documentar el momento que estamos viviendo en Soluble y, ojalá, recoger más feedback y críticas constructivas. Si además este artículo sirve para ayudar a estudios, startups y empresas consolidadas a reflexionar sobre sus procesos de contratación, estaremos felices por partida doble.

Vaya por delante que sabemos que el proceso es mejorable y que tenemos localizados varios errores que corregiremos poco a poco (a la vez que cometemos otros nuevos).

Esta manera de contratar tiene por objetivo localizar talento más allá de nuestros círculos y resultar atractivos desde fuera, a la vez que optimizar el tiempo, tanto del estudio como de las personas que se toman la molestia de presentar su candidatura, sin que esto suponga un perjuicio para la atención que a cualquiera nos gustaría recibir como profesionales y como personas.

Esto tiene un precio, claro. Requiere una inversión de tiempo, recursos e inventiva que hay que estar dispuesto a asumir. Pero si empiezas por definir el tipo de empresa que quieres tener y ves las ventajas de trabajar así, el coste es muy inferior al valor que tiene esta forma de hacer las cosas.

Permitidme la obviedad: aquí empieza todo. Es fundamental tener claro qué empresa y qué equipo quieres construir, pero también qué necesidades tienes y cómo sería el perfil que te podría ayudar a solucionarlas. Esto, aparte de ahorrar tiempo, facilitará enormemente los siguientes pasos.

En Soluble es quizás el punto al que más tiempo dedicamos. Ponemos mimo tanto en pensar qué podemos ofrecer, como en redactar de forma sencilla, honesta y directa.

Siempre intentamos:

• Usar un lenguaje inclusivo de forma natural. Afortunadamente, el castellano permite referirnos a nuestra audiencia con una riqueza infinita de opciones y las aprovechamos para evitar repeticiones o recursos clásicos/as. Escribimos las ofertas en este idioma por ser el común de todo el equipo, aunque no el único.
• Alinear la voz, el tono y el estilo con nuestra identidad verbal. Siendo un estudio de branding, sería delito no cuidar qué valores queremos transmitir en la forma en que redactamos. Aunque a veces escriban personas distintas, es importante tratar de unificar qué se desprende de las ofertas.
• Hacerlo personal. Que esto va de personas es algo que tenemos presente en nuestro día a día y, como no podía ser de otra forma, en este tipo de procesos. En las últimas ofertas, por ejemplo, hemos presentado al equipo de 1 en 1. Siendo el número que somos, nos lo podemos permitir.
• Estudiar el mercado. Mirar cómo lo hacen los demás, aprender de ello y adaptarlo a nuestro contexto. En cuanto al enfoque, los perfiles, las funciones, los sueldos… todo.
• Ser lo más precisos posible. Concretar es ahorrar tiempo y por tanto una muestra de respeto a quien está al otro lado. No dejamos para el último momento aspectos como las condiciones, el tipo de contrato o el salario (aunque sea una horquilla orientativa pero real). Porque sí, la gente trabaja por dinero y es algo que tener en cuenta antes de invertir tiempo y energía en un proceso de selección.

Otro aspecto importante es saber dónde publicar la oferta. En Soluble lo que mejor nos ha funcionado es tener nuestro rincón particular en nuestra web para todas las ofertas y luego enlazarlas desde distintas plataformas o comunidades:

• Comunidades de diseño en Slack como Design:ES
• Nuestro canal de Telegram sobre branding
• La sección de empleo de Domestika
• El patrocinio de La Bonilista
• LinkedIn (como publicación y como oferta de empleo al uso)
• Compartiendo en redes

Uno de los aspectos que mejor nos funciona es un formulario preparado con mucha dedicación que divierte al tiempo que agiliza el proceso y sirve de primer filtro, pues de media se tarda entre veinte y treinta minutos en completar (y aun así recibimos cientos de candidaturas).

• ¿Un currículum? ¿Un portfolio? Ninguna de las dos cosas, o las dos, nos parecen suficientes para saber si esa persona puede llegar a ser parte de Soluble.

Las primeras ofertas que publicamos antes de entender cómo debíamos hacerlo, nos suponían una cantidad de tiempo enorme a la hora de revisar y valorar cada candidatura, además de que la información que recibíamos era insuficiente para hacerlo con criterio.

¿Un currículum? ¿Un portfolio? Ninguna de las dos cosas, o las dos, nos parecen suficientes para saber si esa persona puede llegar a ser parte de Soluble. Aparece además el miedo a dejar pasar profesionales que podrían funcionar de maravilla en el equipo.

Iniciar una conversación con cada persona es inviable y hacer una preselección con un criterio poco sólido tiene un riesgo demasiado alto. Además, si resulta demasiado fácil presentar una candidatura, no todo el mundo enviará la suya con las mismas ganas o intención.

El formulario nos resuelve a la vez todas estas cuestiones. Con él conseguimos:

• Recoger los datos básicos de cada candidatura
• Filtrar a quienes están dispuestos a dedicar algo de tiempo y esfuerzo para acceder al proceso de selección.
• Conocer de una forma algo más cercana a la persona que quiere trabajar con nosotros.
• Valorar con mejor criterio si esa persona está alineada con la cultura de la empresa y con el puesto que necesitamos cubrir.
• Poder hablar de actitudes y no solo de aptitudes.
• Hacer una preselección más justa de aspirantes con posibilidades reales.
• Revisar, sin excepción, todas y cada una de las candidaturas que recibimos.

Y todo esto, gracias a nuestros amigos (y desde hace no mucho también clientes 🎉) de Typeform, de una forma que nos permite automatizar varias partes del proceso y clasificar la información mediante integraciones con otras aplicaciones como Trello a través de Zapier.

De forma automática, cada respuesta al formulario se recoge en una tarjeta en una lista de un tablero de Trello. Cada día, el equipo involucrado en el proceso mira en detalle las tarjetas que han entrado nuevas y las clasifica según el criterio que se ve en la imagen de arriba:

• 🌟 Nuevas candidaturas.
• ❤️ Candidaturas que nos han enamorado.
• ✅ Candidaturas muy buenas para tener en cuenta.
• 🤔 Candidaturas que nos generan dudas.
• 🗂 Perfiles muy buenos que no se adaptan o hacen lo que buscamos ahora.
• ✖️ Candidaturas que no se ajustan a lo que buscamos.

Solemos establecer una clasificación por preferencia que nos permite abordar esta tercera fase por rondas, en lugar de todo a la vez. Esto afecta al ritmo del proceso, sobre todo si no encontramos a quien buscamos en la primera tanda, pero a cambio hacemos que contratar sea compatible con el día a día sin tener un equipo dedicado a ello en exclusiva.

Con todo el trabajo puesto en los primeros pasos, a estas alturas tenemos bastantes datos sobre quién nos vamos a encontrar al otro lado del teléfono.

• Una llamada que no suele durar más de 10 minutos y nos da la clave para saber qué buscan y si procede contar con esa persona en la siguiente fase.

De nuevo, con el objetivo de optimizar el tiempo que dedicamos todos los implicados al proceso, diseñamos una llamada basándonos en un capítulo del libro “La empresa más feliz del mundo”, de David Tomás, donde tratamos de calibrar el grado de implicación y afinidad que puede haber.

En esta llamada, preguntamos:

• ¿En qué consiste tu trabajo actual? Ya sabemos dónde trabaja y cuál es su puesto, pero hoy día en el sector es difícil saber qué hace una persona sólo con estos datos.
• ¿Por qué te quieres cambiar de trabajo? Buscamos no sólo las razones sino también en qué contexto se está buscando trabajo: lo saben en tu empresa, estás buscando activamente, estás en más procesos…
• ¿Por qué quieres trabajar en Soluble? Fundamental. Resulta obvio que todo el proceso está enfocado a encontrar a esa persona que vea en Soluble una relación a largo plazo. Esto es un proyecto que se basa en la gente que lo hace posible y queremos que siga siendo así.
• ¿Cuánto te gustaría cobrar? Boom. Al grano. Cuanto antes nos pongamos de acuerdo en esto, mejor. Nosotros hemos dicho en la oferta cuánto tenemos en mente pagar pero queremos conocer las expectativas de la otra parte.

Es una llamada que no suele durar más de 10 minutos y nos da la clave para saber qué buscan y si procede contar con esa persona en la siguiente fase.

Odiamos las pruebas. Pero por experiencia sabemos que son realmente útiles en algunas ocasiones. Cuando no tenemos más remedio que validar las aptitudes de alguien, le proponemos una prueba en la llamada teléfonica.

Esta prueba, tanto para developers como para perfiles de diseño, tiene unas particularidades que hacen que nos sintamos menos mal al proponerla:

1. Tiene un tiempo máximo de dedicación de dos horas.
2. El ejercicio es completamente ficticio, no se trata de un proyecto de Soluble pasado, presente o futuro.
3. Pretende ser algo ameno de hacer por temática y enfoque.

Quedamos con la persona en un día y una hora que le venga bien para dedicar máximo 120 minutos seguidos a la prueba. En ese momento, enviamos el enlace a una carpeta donde se encuentra todo lo necesario para el ejercicio: enunciado, recursos, etc.

Tras un máximo dos horas, ha de estar lo que se haya hecho en la misma carpeta para poder valorar el trabajo.

El criterio de evaluación depende del perfil que estemos buscando, pero siempre tenemos en cuenta el contexto en el que se realiza la actividad. Se trata de un punto más para tomar la decisión llegado el momento. Por lo general, no suele ser decisiva para continuar o no en el proceso.

Este es quizás uno de los puntos donde más margen de mejora tenemos. Fue el primero que se definió y no ha sufrido aún muchas iteraciones. Las fases anteriores son tan intensas que aquí casi lo más importante es valorar el feeling personal.

Citamos a quienes cuyas pruebas nos encajaron en el estudio para que conozcan el espacio de trabajo: la ubicación, el ambiente, la luz y el rollo que respira la oficina.

Solemos entrevistar dos personas del equipo, que varían según el perfil que estemos contratando, como varían las preguntas que hacemos. No solemos entrevistar a mucho más de tres personas por ronda en cada proceso. Y no suele ser suficiente con una sola ronda.

Podríamos estructurar la entrevista por secciones:

• Presentación del candidato o candidata. Preguntamos por la trayectoria tanto académica como profesional, retomando desde la conversación que mantuvimos por teléfono y profundizando en las respuestas.
• Qué conoce de Soluble. Esperamos que hagan los deberes y que puedan hablar de nosotros antes de que les hagamos el pitch. Es muy fácil ver quién ha mirado dónde se mete y quién no.
• Presentación de Soluble. Nuestra peli. Es el momento de ilusionar y transmitir todas las virtudes del proyecto. Hablamos de proyectos actuales y futuros, de los inicios y de hacia dónde vamos.
• Preguntas sobre aptitudes. En función del perfil, cambian. Queremos conocer los conocimientos de la persona que está sentada con nosotros que afectan a las funciones que tendrá que desempeñar en el equipo.
• Preguntas sobre actitudes. Momento de un trato algo más cercano. Queremos conocer a la persona detrás del perfil profesional. Intereses, inquietudes, planes, preferencias, miedos…
• Presente y futuro en Soluble. Preguntas que giran en torno a la posibilidad de que la persona acabe siendo contratada. Cómo y dónde se ve, cómo cree que serán los primeros días, cuáles son sus expectativas…
• Dudas y despedida. Por último, somos quienes reciben las preguntas y cerramos con cuestiones prácticas sobre plazos, situación, siguienes pasos, etc.

Con todo esto, tenemos material suficiente para que quienes han llevado la entrevista sepan quién o quiénes (por lo general máximo dos) podrían incorporarse al equipo.

A principios del pasado año añadimos este paso y está siendo algo muy positivo: tomar un café todo el equipo (o casi) con quien probablemente va formar parte de Soluble.

Lo hacemos fuera del estudio, en el bar de abajo. El ambiente distendido permite conocer nuevas facetas de la persona que ha llegado hasta aquí y, aunque sabemos que puede intimidar o llegar a ser abrumador, nos sirve a ambas partes para conocernos un poco más.

Suele ser un paso de cortesía tanto para la candidata o candidato como para el equipo. Nos importa la opinión de cada miembro y qué ven en quien puede ser su nueva compañera o compañero. Si todo ha ido bien (hasta ahora no ha habido ningún caso que no), pasaríamos a la siguiente fase.

Con todos estos ingredientes, concretamos la propuesta específica para esa persona que ha sido validada por el equipo.

Salario, condiciones, cláusulas del contrato, fecha de incorporación y algún detalle más que no se haya concretado antes.

La comunicación de la propuesta suele ser de forma más ágil, por teléfono y después por escrito o una fórmula similar. Tras esto, damos unos días para que se lo piensen y nos den una respuesta.

El día que solemos esperar con más ilusión en el equipo. Las validaciones han sido tantas y la alineación ha llegado a tal punto que solemos llevarnos pocas sorpresas a estas alturas.

Si se rechazara lo que proponemos, retomaríamos con la persona que más adelante llegó en el camino o, según el caso, podría suponer volver a empezar casi desde el principio. Otro punto flaco de nuestro proceso.

Si aceptan, formalizamos el contrato y tratamos de que haya algún evento del equipo antes de la incorporación para que el primer contacto (o segundo en realidad) sea fuera de una jornada normal.

El punto que más dolores de cabeza me ha llevado y al que más tiempo hemos tardado en encontrar una solución.

Cuando era freelance y fantaseaba con el que ahora es mi socio en montar nuestra propia empresa, tenía muy claro que cuando contratara, mantendría a todo el mundo informado del proceso y, cuando hubiera que decir no, afrontaría ese momento incómodo para no dejar a nadie sin respuesta.

La realidad es que resulta tremendamente difícil dar respuesta a todas las candidaturas y que hasta este último proceso no hemos podido cumplir este propósito (disculpas desde aquí a todas las anteriores). Por varias razones.

• Primero, por una cuestión puramente operativa. Requiere tiempo (mucho), orden (más) y dedicación, algo que escasea especialmente cuando se tiene necesidad de contratar nuevos perfiles.
• Segundo, porque nunca sabes si el proceso va a llegar a buen puerto o necesitarás rescatar algún contacto de los que no estaban en los primeros puestos. Además, no siempre hay una posición súper nítida sobre alguien
• Y tercero porque qué narices, es un marrón decirle que no a alguien que ha dedicado tiempo e ilusión a enviar su candidatura.

Afortunadamente, hoy puedo decir que hemos respondido al 99% de las personas que rellenaron el formulario (a todas menos a las que lo han hecho en los últimos días, que ya son más de 700). Y responderemos a todas.

La respuestas a estos emails no pueden habernos sorprendido más, a la vez que animarnos a seguir cerrando el proceso así.

Otro punto que estamos trabajando y que tenemos que mejorar, es el onboarding de las incorporaciones.

Por ahora, tenemos un modesto pack de bienvenida, un desayuno con el equipo y reuniones con las personas implicadas en el workflow del perfil que se acaba de incorporar para ponerle al día de los proyectos e ir definiendo poco a poco sus tareas.

Sin duda seguir este proceso nos ha ayudado a que el equipo que vamos construyendo (habremos duplicado el número en apenas seis meses) funcione de la mejor manera a todos los niveles.

Pero no hay que perder de vista que esto no es más que una pieza del puzle. Un elemento más del sistema que es nuestra marca. Más importante que el proceso en sí, son los valores que se desprenden de él y la lectura que puedes hacer entre líneas sobre qué es lo importante para nosotros.

Tenemos mucho que mejorar y estaremos encantados de escuchar vuestros comentarios e ideas para solventar los puntos flacos de este planteamiento. Eso sí, a mí, por lo pronto, todo esto me ha servido para trabajar rodeado de gente a la que admiro a todos los niveles y que me hacen crecer personal y profesionalmente cada día.